Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Bewältigen Sie Ihre Informationsflut

Eine unserer Hauptaufgaben als Implementierungspartner besteht darin, relevante Informationen rechtzeitig an die richtigen Personen zu liefern. Durch die Digitalisierung stehen Ihnen nicht nur mehr Informationen, sondern auch eine Vielzahl von Datenquellen zur Verfügung.

Innerhalb des Informationsmanagements wird zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationen unterschieden. Strukturierte Informationen werden in Systemen wie CRM oder ERP erfasst. Unstrukturierte Informationen umfassen beispielsweise E-Mails und Dokumente, die häufig schwer zu handhaben sind. Wir unterstützen Sie dabei, große Mengen dieser unstrukturierten Daten in benutzerfreundliche Systeme zu überführen und damit besser verwalten zu können.

Wie kann Ihre CRM- oder ERP-Plattform effizient mit anderer Software integriert werden? Welche Methoden eignen sich am besten zur Klassifizierung von Informationen? Wir unterscheiden zwischen bewährten Systemen und kurzlebigen Trends. Gemeinsam wählen wir ein logisches Dokumentenmanagementsystem aus, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Vier wesentliche Entwicklungen im digitalen Zeitalter

Als Partner im Bereich des Dokumentenmanagements verfügen wir über ein fundiertes Verständnis der Prozesse unserer Kunden. Dabei sehen wir folgende Entwicklungen auf uns zukommen:

Dokumentenmanagement versus Content Management

Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Content Management? Das Dokumentenmanagement konzentriert sich, wie der Name schon sagt, ausschließlich auf die Verwaltung von Dateien. Im Gegensatz dazu umfasst das Content Management die umfassendere Verwaltung von Inhalten in all ihren Formen. Content Management beinhaltet somit die Sammlung und Verwaltung von Dokumenten, E-Mails, Zeichnungen, Videos sowie deren Zusammenhänge untereinander.

Datenvielfalt mit OpenText nutzbar machen

Als Unternehmen verfügen Sie über eine Fülle von Informationen. Es stellt sich jedoch die Frage, wie diese optimal genutzt werden können, wenn die Daten auf verschiedene Systeme verteilt sind. OpenText ist seit mehr als 20 Jahren ein führendes Unternehmen im Bereich Dokumentenmanagement. Mit OpenText Extended ECM erhalten Sie die Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten. Unsere Berater unterstützen Sie verständlich und praxisnah bei der Konfiguration und Optimierung einer einzigartigen OpenText-Umgebung, die all Ihre Daten – sowohl strukturierte als auch unstrukturierte – zusammenführt.

Traditionelle Systeme basieren auf einer Ordnerstruktur als Grundlage für ihren Arbeitsprozess. Diese veralteten Systeme erschweren es, den Speicherort von Informationen zu bestimmen und Duplikate zu vermeiden. Dank der innovativen Anwendung von OpenText Extended ECM gehören solche Herausforderungen im Dokumentenmanagement der Vergangenheit an. Mithilfe von xECM wird die Verbindung zwischen Ihrem Content und den Geschäftsobjekten in Ihrem ERP-System hergestellt.

2,5 Stunden
So viel Zeit verbringt ein Sachbearbeiter im Durchschnitt pro Arbeitstag mit der Suche nach Informationen.

Haben Sie den Überblick oder verlieren Sie regelmäßig wertvolle Informationen?

OpenText Extended ECM eignet sich hervorragend für die Zentralisierung von Daten und gibt Ihnen Hilfestellung, wenn Sie sich in den folgenden Situationen wiederfinden:

  • Eine effektive Kundenbetreuung setzt voraus, dass Sie die vereinbarten Details stets im Blick behalten.
    → Sie erhalten eine 360°-Sicht auf Ihre Kunden. 
  • Effizientes Onboarding bedeutet, dass Sie Daten nicht in 5 unterschiedliche Systeme eingeben müssen.
    → Es existiert eine einzige, verlässliche Datenquelle (single source of truth).
  • Damit Lieferungen reibungslos ablaufen, möchten Sie sofort sehen, welche Materialien bestellt wurden und für wen die Lieferung gedacht ist.
    → Sie behalten den Überblick über alle systemübergreifenden Informationen. 

Kurz gesagt, es ist entscheidend, die Informationsflüsse nahtlos in die Arbeitsabläufe aller Mitarbeiter zu integrieren. Ein zentrales und vollständig integriertes CMS (Content Management System) sorgt für eine lückenlose Übersicht und ermöglicht wertvolle Einblicke  – von Anfang bis Ende. 

15 %
des Unternehmensumsatzes werden für die Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten verschwendet.

Warum delaware ein idealer Partner für Ihr Dokumentenmangement ist

Mit unserem Know-how helfen wir Ihnen, Ihre Inhalte gezielt zu verwalten und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, um den Informationswert zu erhöhen. Wir verfügen über jahrelange Expertise im Bereich Dokumentenmanagement mit OpenText und sind besonders stark in der Integration mit Backend-Software wie ERP- und CRM-Systemen. Unsere Berater helfen Ihnen mit klarer und präziser Kommunikation, Ihre OpenText-Umgebung optimal zu konfigurieren und zu optimieren. 

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Geschäftsinformationen effizient mit OpenText Extended ECM (xECM) zu nutzen. Die Erweiterung ermöglicht es Ihnen, nahtlos aus Ihren bevorzugten Anwendungen wie SAP, Salesforce oder Microsoft 365 zu arbeiten. Alle Funktionen von xECM sind über ein zentrales System zugänglich. Darüber hinaus bietet die intuitive Benutzeroberfläche eine einfache Navigation durch xECM, wodurch sichergestellt wird, dass das richtige Dokument stets im Kontext des Arbeitsprozesses verfügbar ist.

Sie können sich auf uns verlassen. Ganz nach unserem Motto: we commit. we deliver. 

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Nicole Miller

Information Management Specialist

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